Objetivo: Economizar 5-8 horas por semana automatizando emails
Você sabia que 28% do seu dia de trabalho é gasto apenas com emails? Isso mesmo. Se você trabalha 8 horas por dia, são 2 horas e 15 minutos só lendo, respondendo e organizando emails.
Vamos fazer as contas: - Por dia: 2h15min em emails - Por semana: 11h15min - Por mês: ~45 horas (mais de uma semana inteira!) - Por ano: ~540 horas (22 dias corridos!)
Imagine o que você poderia fazer com 22 dias extras por ano. Um mês inteiro de férias? Aquele projeto que nunca sai do papel? Mais tempo com a família?
Mas o problema não é só o tempo. É o que os emails fazem com sua cabeça:
Interrupções constantes: A cada email que chega, seu cérebro precisa de 23 minutos para voltar ao foco total. Se você recebe 50 emails por dia e checa 10 vezes, são 19 horas de produtividade perdida por semana.
Ansiedade da caixa cheia: Aquela sensação de "tenho 247 emails não lidos" gera um estresse crônico que você nem percebe mais.
Decisões repetitivas: "Onde arquivar isso? Preciso responder? É urgente?" — você toma essas micro-decisões centenas de vezes por dia, esgotando sua energia mental.
Neste módulo, você vai aprender a:
Meta realista: Reduzir de 2h15min para 30-45min por dia. São 7-8 horas economizadas por semana.
Você nunca mais deveria mover um email manualmente para uma pasta.
Se você se pegou fazendo "arrastar email → pasta" mais de 3 vezes, precisa criar um filtro AGORA.
Passo 1: Criar seu primeiro filtro
Passo 2: Ações disponíveis
Passo 3: Aplicar a emails existentes
Ao criar o filtro, marque "Aplicar filtro também a X conversas correspondentes" para organizar tudo retroativamente.
Passo 1: Acessar Regras
Passo 2: Criar Nova Regra
Passo 3: Regras Avançadas
Critério: De contém "noreply@" OU "no-reply@" OU "notification@"
Ação: Pular caixa, aplicar label "📦 Sistemas", marcar como lida
Por quê: Emails automáticos não precisam de atenção imediata.
Critério: De contém "news@" OU "marketing@" OU tem link "unsubscribe"
Ação: Pular caixa, aplicar label "📰 Newsletters", marcar como lida
Por quê: Você lê quando QUISER, não quando CHEGAM.
Critério: De: chefe@empresa.com
Ação: Marcar como importante, aplicar label "🔴 URGENTE", manter na caixa
Por quê: Nunca perder email do chefe.
Critério: De contém "@suaempresa.com"
Ação: Aplicar label "👥 Equipe", categorizar como Principal
Por quê: Separar interno de externo rapidamente.
Critério: De: (lista de emails de clientes importantes)
Ação: Aplicar label "⭐ Clientes VIP", estrelar, notificar
Por quê: Atendimento premium para quem importa.
Critério: Tem anexo + (assunto contém "contrato" OU "proposta" OU "fatura")
Ação: Aplicar label "📎 Anexos Importantes", estrelar
Por quê: Nunca perder documentos críticos.
Critério: De contém "@linkedin.com" OU "@facebook.com" OU "@twitter.com"
Ação: Pular caixa, aplicar label "👍 Social", marcar como lida
Por quê: Zero distração com notificações sociais.
Critério: Assunto contém "fatura" OU "cobrança" OU "pagamento" OU "vencimento"
Ação: Aplicar label "💰 Financeiro", manter na caixa
Por quê: Nunca esquecer um pagamento.
Critério: De: "calendar-notification@google.com" OU assunto contém "convite"
Ação: Aplicar label "📅 Agenda", marcar como lida se já aceitou
Por quê: Calendário cuida disso, não precisa ficar no email.
Critério: Assunto contém "relatório" OU "análise" OU "review"
Ação: Aplicar label "🔍 Revisar", pular caixa
Por quê: Leituras longas merecem um momento dedicado.
Antes (caos): - Caixa de entrada: 247 emails - Tempo para processar: 1-2 horas - Ansiedade: 📈📈📈
Depois (zen):
📥 Caixa de Entrada: 8 emails (só o que precisa de ação HOJE)
📦 Sistemas: 45 emails (não precisa nem abrir)
📰 Newsletters: 32 emails (ler no sábado de manhã)
👥 Equipe: 12 emails (já respondidos automaticamente)
⭐ Clientes VIP: 3 emails (prioridade máxima)
📎 Anexos Importantes: 5 emails (salvos no Drive)
💰 Financeiro: 2 emails (agendados para pagar)
Tempo para processar: 10-15 minutos Ansiedade: ✅ Sob controle
Verdade dura: 80% dos seus emails são variações dos mesmos 10 tipos de mensagem.
Se você se pegou escrevendo "Obrigado pelo email. Segue em anexo..." pela 47ª vez este mês, você precisa de templates.
Passo 1: Ativar Respostas Prontas
Passo 2: Criar Sua Primeira Resposta Pronta
Passo 3: Usar o Template
Tempo economizado: De 3-5 minutos para 15 segundos por email.
Opção 1: Passos Rápidos
Opção 2: Modelos de Email
Assunto: Re: [assunto original]
Olá [NOME],
Recebi seu email e já estou analisando a solicitação.
Retorno com mais detalhes até [DIA/HORÁRIO].
Qualquer dúvida, estou à disposição.
Abraço,
[SEU NOME]
Quando usar: Cliente/fornecedor envia algo que você precisa analisar.
Assunto: Informações necessárias - [ASSUNTO]
Olá [NOME],
Para darmos andamento ao [PROCESSO/PROJETO], preciso das seguintes informações:
1. [INFORMAÇÃO 1]
2. [INFORMAÇÃO 2]
3. [INFORMAÇÃO 3]
Consegue me enviar até [DATA]?
Obrigado!
[SEU NOME]
Quando usar: Precisa de algo de alguém.
Assunto: Acompanhamento - [ASSUNTO]
Olá [NOME],
Tudo bem?
Estou acompanhando a solicitação que enviei em [DATA] sobre [ASSUNTO].
Conseguiu ter um tempinho para analisar?
Qualquer atualização é bem-vinda!
Abraço,
[SEU NOME]
Quando usar: 3-5 dias após envio sem resposta.
Assunto: URGENTE - [ASSUNTO]
Olá [NOME],
Já tentei contato anterior sem retorno.
Preciso de [INFORMAÇÃO/AÇÃO] até [DATA LIMITE] para não comprometermos [CONSEQUÊNCIA].
Pode me confirmar o recebimento deste email e o prazo para retorno?
Obrigado pela atenção.
[SEU NOME]
Quando usar: Após 2-3 cobranças sem resposta.
Assunto: Obrigado!
Olá [NOME],
Só passando para agradecer por [AÇÃO/AJUDA].
Fez muita diferença no [RESULTADO/PROJETO]!
Conte comigo quando precisar.
Abraço,
[SEU NOME]
Quando usar: Alguém te ajudou (e você quer fortalecer o relacionamento).
Assunto: Obrigado - segue [DOCUMENTO]
Olá [NOME],
Obrigado pelo email!
Segue em anexo o [DOCUMENTO] solicitado.
Qualquer dúvida, estou à disposição.
Abraço,
[SEU NOME]
Quando usar: Resposta simples com arquivo.
Assunto: Convite - Reunião sobre [ASSUNTO]
Olá [NOME],
Gostaria de agendar uma reunião para conversarmos sobre [ASSUNTO].
Quando você teria disponibilidade? Sugiro:
- [OPÇÃO 1: Data/Hora]
- [OPÇÃO 2: Data/Hora]
- [OPÇÃO 3: Data/Hora]
Duração estimada: [TEMPO]
Formato: [Presencial/Online - Link]
Me confirma?
Abraço,
[SEU NOME]
Quando usar: Agendar reunião sem complicação.
Assunto: ✅ Reunião confirmada - [DATA/HORA]
Olá [NOME],
Confirmando nossa reunião:
📅 Data: [DATA]
🕐 Horário: [HORÁRIO]
📍 Local: [LOCAL/LINK]
⏱ Duração: [TEMPO]
Pauta:
1. [ITEM 1]
2. [ITEM 2]
3. [ITEM 3]
Nos vemos lá!
[SEU NOME]
Quando usar: Após agendar, para evitar "furos".
Assunto: Resumo da reunião - [DATA]
Olá [NOME(S)],
Obrigado pela reunião de hoje!
Resumo dos pontos discutidos:
✅ [DECISÃO 1]
✅ [DECISÃO 2]
⏳ [PENDÊNCIA 1] - Responsável: [NOME] - Prazo: [DATA]
⏳ [PENDÊNCIA 2] - Responsável: [NOME] - Prazo: [DATA]
Próximos passos:
1. [AÇÃO 1]
2. [AÇÃO 2]
Algo a acrescentar?
Abraço,
[SEU NOME]
Quando usar: Logo após reunião importante (alinhamento é tudo).
Assunto: Parabéns pelo [RESULTADO]!
Olá [NOME],
Quero te parabenizar pelo excelente trabalho em [PROJETO/TAREFA].
Especialmente gostei de [DETALHE ESPECÍFICO].
Continue assim!
[SEU NOME]
Quando usar: Reforçar comportamento positivo da equipe.
Assunto: Feedback - [ASSUNTO]
Olá [NOME],
Gostaria de conversar sobre [SITUAÇÃO/PROJETO].
Percebi que [OBSERVAÇÃO OBJETIVA], o que resultou em [CONSEQUÊNCIA].
Podemos alinhar uma forma de [SOLUÇÃO/MELHORIA]?
Estou disponível para te ajudar no que precisar.
Abraço,
[SEU NOME]
Quando usar: Corrigir rumo sem desmotivar.
Assunto: Re: [assunto]
Olá [NOME],
Obrigado pela pergunta!
Não tenho essa informação no momento, mas vou verificar com [PESSOA/ÁREA] e retorno até [DATA/HORÁRIO].
Abraço,
[SEU NOME]
Quando usar: Não deixar no vácuo quando não sabe a resposta.
Assunto: Ação necessária - [TAREFA]
Olá [NOME],
Preciso da sua ajuda com [TAREFA].
O que fazer:
1. [PASSO 1]
2. [PASSO 2]
3. [PASSO 3]
Prazo: [DATA]
Resultado esperado: [DESCRIÇÃO]
Pode assumir essa demanda?
Qualquer dúvida, me chama.
Abraço,
[SEU NOME]
Quando usar: Delegar com clareza (evita retrabalho).
Assunto: Re: [assunto]
Olá [NOME],
Agradeço muito o convite/solicitação!
Infelizmente não vou conseguir porque [RAZÃO BREVE E HONESTA].
Posso te ajudar de outra forma:
- [ALTERNATIVA 1]
- [ALTERNATIVA 2]
Obrigado pela compreensão!
[SEU NOME]
Quando usar: Dizer não com educação e propor alternativas.
Assunto: ✅ [ASSUNTO] - Concluído
Olá [NOME],
Informo que [TAREFA/PROJETO] foi concluído.
Resultado: [RESUMO BREVE OU LINK]
Alguma dúvida ou ajuste necessário?
Caso contrário, podemos considerar finalizado.
Abraço,
[SEU NOME]
Quando usar: Fechar loops abertos (satisfação garantida).
Use marcadores como [NOME], [DATA], [ASSUNTO] nos templates e substitua antes de enviar.
Dica ninja: No Gmail, use o atalho Ctrl+F (buscar) e digite [ para encontrar todos os campos a preencher rapidamente.
Passo 1: Durante 1 semana, anote: - Emails que você envia repetidamente - Situações recorrentes - Frases que você copia e cola
Passo 2: Agrupe por categoria: - Relacionamento com clientes - Comunicação interna - Fornecedores - Cobranças - Agradecimentos
Passo 3: Crie os templates - Um por situação - Nome claro e objetivo - Mantenha campos editáveis
Passo 4: Revise mensalmente - Quais você usa mais? - Quais nunca usa? (delete!) - Precisa de novos?
A mágica: Você descreve PARA QUEM, SOBRE O QUÊ e O QUE QUER ALCANÇAR. A IA escreve o email completo.
Contexto: [quem você é, quem é o destinatário]
Objetivo: [o que você quer com esse email]
Tom: [formal/informal/amigável/sério]
Tamanho: [curto/médio/longo]
Informações importantes: [dados específicos]
Contexto: Sou gerente de suporte e o cliente João da Silva relatou que o sistema está lento desde ontem.
Objetivo: Acusar recebimento, tranquilizar e informar que a equipe técnica já está investigando. Previsão de resolução: até amanhã às 18h.
Tom: Profissional, empático e confiante.
Tamanho: Médio (2-3 parágrafos).
Informações importantes:
- Problema identificado: sobrecarga no servidor
- Já temos um plano de ação
- Ofereci contato direto se piorar
Escreva o email.
Resultado esperado: Email profissional que acalma o cliente e passa confiança.
Contexto: Sou analista de marketing e preciso dos números de vendas de outubro do departamento comercial (gerente: Carlos).
Objetivo: Solicitar relatório de vendas de outubro com breakdown por produto e região.
Tom: Cordial, mas direto.
Tamanho: Curto (1 parágrafo + lista).
Informações importantes:
- Preciso até sexta-feira (20/10)
- É para apresentação da diretoria
- Formato: Excel ou Google Sheets
Escreva o email.
Contexto: Sou gerente de projetos e enviei uma solicitação de aprovação de orçamento para a diretora Ana há 5 dias úteis. Ainda não recebi resposta.
Objetivo: Fazer follow-up educado lembrando da solicitação e reforçando prazo.
Tom: Respeitoso, mas assertivo.
Tamanho: Curto.
Informações importantes:
- Proposta enviada em 05/11
- Preciso de aprovação até 15/11 para não atrasar fornecedor
- Valor: R$ 25.000
Escreva o email.
Contexto: Sou coordenador de TI e o colega Roberto (outro departamento) me ajudou a resolver urgência de última hora no servidor.
Objetivo: Agradecer genuinamente e reforçar parceria.
Tom: Caloroso e sincero.
Tamanho: Curto.
Informações importantes:
- Ele ficou até mais tarde para ajudar
- Resolveu em 2 horas o que levaria 2 dias
- Quero oferecer ajuda futura
Escreva o email.
Contexto: Sou líder de equipe e tivemos reunião hoje com time de desenvolvimento (5 pessoas) sobre novo sistema.
Objetivo: Resumir decisões, pendências e próximos passos.
Tom: Objetivo e organizacional.
Tamanho: Médio.
Informações importantes:
Decisões:
- Vamos usar framework React
- Prazo final: 30/12
- Budget aprovado: R$ 50k
Pendências:
- Maria: definir UX até 25/11
- João: levantar requisitos técnicos até 28/11
- Eu: aprovar fornecedor até 20/11
Próxima reunião: 02/12, 14h
Escreva o email.
Contexto: Sou gerente e meu subordinado Pedro entregou relatório com vários erros de dados e fora do prazo.
Objetivo: Dar feedback de melhoria sem desmotivar, focar no comportamento (não na pessoa) e oferecer ajuda.
Tom: Firme mas empático.
Tamanho: Médio.
Informações importantes:
- Relatório tinha 5 erros de cálculo
- Entregue 2 dias após prazo
- É a segunda vez que acontece
- Quero oferecer revisão conjunta antes da entrega final
- Reconhecer que ele tem tido muitas demandas
Escreva o email.
Contexto: Sou gerente comercial e conheci a Maria em evento de networking. Ela demonstrou interesse em nossas soluções de software.
Objetivo: Agendar reunião para apresentar produto (30-45min).
Tom: Profissional mas amigável.
Tamanho: Curto.
Informações importantes:
- Foi ótimo conversar no evento da ACME na semana passada
- Oferecer 3 opções de horário (18/11 - 10h, 20/11 - 14h, 22/11 - 16h)
- Reunião pode ser online (Google Meet) ou presencial em nosso escritório
- Mencionar que posso adaptar apresentação ao setor dela (varejo)
Escreva o email.
Contexto: Sou gerente de RH e haverá mudança no horário de funcionamento do escritório a partir de 01/12.
Objetivo: Comunicar mudança de forma clara, explicar motivo e dar espaço para dúvidas.
Tom: Oficial mas acessível.
Tamanho: Médio.
Informações importantes:
- Horário atual: 8h-17h (seg a sex)
- Novo horário: 9h-18h (seg a sex)
- Motivo: otimização de custos operacionais e preferência de 70% da equipe (pesquisa interna)
- Exceções podem ser negociadas caso a caso
- Dúvidas podem ser enviadas para rh@empresa.com
Escreva o email para toda a equipe.
Contexto: Sou desenvolvedor e recebi demanda complexa que foi estimada em 10 dias, mas só tenho 5 dias de prazo.
Objetivo: Negociar extensão de prazo ou redução de escopo de forma profissional.
Tom: Assertivo mas colaborativo.
Tamanho: Médio.
Informações importantes:
- Reconheço urgência do projeto
- Estimativa realista: 10 dias para escopo completo
- Alternativas:
1. Entregar versão beta em 5 dias + versão final em +5 dias
2. Reduzir escopo: focar em funcionalidades críticas agora, resto depois
3. Alocar mais 1 desenvolvedor para cumprir prazo
- Quero propor reunião rápida para alinhar
Escreva o email para meu gestor.
Contexto: Sou novo analista financeiro que começou hoje na empresa (50 funcionários).
Objetivo: Me apresentar para toda equipe de forma simpática e profissional.
Tom: Caloroso e humilde.
Tamanho: Curto.
Informações importantes:
- Nome: Rafael Costa
- Cargo: Analista Financeiro
- Experiência: 5 anos em controladoria
- Vim da empresa XYZ
- Empolgado com os projetos
- Estou à disposição para colaborar
- Pode me chamar para um café
Escreva email de apresentação.
Prompt adicional para ajustar tom:
O email acima está muito [formal/informal].
Reescreva mantendo o conteúdo mas tornando-o mais [amigável/sério/direto/empático].
Exemplo: - "Muito formal" → "Reescreva de forma mais amigável, como se fosse para um colega" - "Muito informal" → "Reescreva de forma mais corporativa para enviar à diretoria"
Gere 3 versões deste email:
1. Versão curta e direta (máximo 3 linhas)
2. Versão padrão (2 parágrafos)
3. Versão detalhada e formal
Escolha a que mais se encaixa no contexto.
A IA é ótima, mas você é responsável pelo email.
Checklist antes de enviar: - ✅ Informações estão corretas? - ✅ Tom está adequado para o destinatário? - ✅ Não ficou genérico demais? - ✅ Personalizei com detalhes específicos? - ✅ Revisei gramática e pontuação?
Cenário: Email chega → Ação automática acontece.
Exemplos do mundo real: - Cliente envia pedido por email → Cria tarefa no Trello + Notifica equipe no Slack - Anexo em email → Salva no Google Drive automaticamente - Email de lead → Adiciona no CRM + Agenda follow-up - Email importante → Notificação no celular
Passo 1: Criar conta no Zapier - zapier.com - Plano gratuito: 100 tarefas/mês (suficiente para testar)
Passo 2: Criar novo Zap 1. Clique em "Create Zap" 2. Nome: "Email de Lead → CRM"
Passo 3: Configurar Trigger (Gatilho)
1. App: Gmail
2. Evento: "New Email Matching Search"
3. Conecte sua conta Gmail
4. Search String: from:(contato@site.com) OR subject:(orçamento) OR subject:(interesse)
5. Teste e confirme que está pegando emails certos
Passo 4: Configurar Action (Ação) 1. App: seu CRM (ex: Pipedrive) 2. Evento: "Create Deal" ou "Create Contact" 3. Conecte sua conta do CRM 4. Mapeie campos: - Nome: extrair do "From Name" - Email: extrair do "From Email" - Mensagem: "Body Plain" (texto do email) - Origem: "Email Inbound" - Responsável: seu nome 5. Teste e confirme
Passo 5: Ativar - Clique em "Turn on Zap" - Pronto! Agora todo email de lead vai automaticamente para o CRM.
Passo 1: Trigger - App: Gmail - Evento: "New Starred Email" (você estrela emails que viram tarefas)
Passo 2: Action - App: Trello - Evento: "Create Card" - Board: "Tarefas Operacionais" - List: "A Fazer" - Card Name: Assunto do email - Description: Corpo do email + Link do email - Due Date: (você pode deixar em branco ou definir regra) - Members: você
Resultado: Estrela email → Vira tarefa automática no Trello.
Passo 1: Trigger
- App: Gmail
- Evento: "New Attachment"
- Search: has:attachment from:cliente@empresa.com (ou critério específico)
Passo 2: Filter (Opcional) - Adicione filtro: "Only continue if... Attachment Name contains .pdf" - Evita salvar anexos irrelevantes
Passo 3: Action
- App: Google Drive
- Evento: "Upload File"
- Drive: "My Drive"
- Folder: /Clientes/[Nome Cliente] (crie pasta antes ou use Zapier para criar)
- File: "Attachment" (do step anterior)
- File Name: {{date}} - {{subject}} - {{attachment_name}}
Resultado: Cliente envia contrato por email → Salva automaticamente no Drive com nome organizado.
Passo 1: Trigger
- App: Gmail
- Evento: "New Email Matching Search"
- Search: from:chefe@empresa.com OR subject:URGENTE
Passo 2: Action - App: Slack - Evento: "Send Channel Message" - Channel: #geral ou DM para você - Message:
🚨 EMAIL IMPORTANTE RECEBIDO
De: {{from_name}} ({{from_email}})
Assunto: {{subject}}
Prévia: {{body_plain[0:200]}}...
🔗 Ver email: {{link}}
Resultado: Email urgente → Notificação imediata no Slack (mesmo se não estiver no email).
Cenário: Cliente envia email com palavra-chave → Recebe resposta automática personalizada.
Setup:
1. Trigger: Gmail - "New Email Matching Search"
2. Search: subject:(suporte) OR subject:(problema)
3. Action: Gmail - "Send Email"
4. To: {{from_email}}
5. Subject: Re: {{subject}}
6. Body:
Olá {{from_name}},
Recebemos sua solicitação!
Nosso time de suporte já foi notificado e retornará em até 4 horas úteis.
Número do ticket: #{{zap_meta_id}}
Atenciosamente,
Equipe [SUA EMPRESA]
Cuidado: Use com moderação para não virar spam.
Razões profissionais: - Email enviado 22h → "Esse cara trabalha demais/não tem limites" - Email enviado 6h → Aparece no topo da caixa quando destinatário chegar - Email enviado sexta 18h → Esquecido até segunda
Razões pessoais: - Escrever quando você está inspirado - Enviar quando destinatário está receptivo
B2B (corporativo): - 🥇 Terça a Quinta, 10h-11h (taxa de abertura: 25%) - 🥈 Terça a Quinta, 14h-15h (taxa de abertura: 22%) - 🥉 Sexta, 9h-10h (taxa de abertura: 18%)
Pior horário: - ❌ Segunda cedo (caixa cheia de fim de semana) - ❌ Sexta tarde (cabeça no final de semana) - ❌ Fora do horário comercial (parece invasivo)
Como usar:
Ver emails agendados: - Menu lateral → "Agendados" - Pode cancelar ou editar antes do envio
Como usar:
Atenção: No Outlook, seu computador PRECISA estar ligado e online no horário agendado (diferente do Gmail).
Recursos extras: - Sugestões de melhor horário (IA analisa histórico de respostas) - "Respondme": faz follow-up automático se não responderem - Pausa caixa de entrada (só mostra emails em horários definidos)
Preço: Gratuito (10 emails/mês) | Pago ($4.99/mês)
Recursos: - Rastreamento de abertura - Agendamento inteligente - Notas privadas em emails - Templates avançados
Preço: Gratuito (limitado) | Pago ($9.95/mês)
Recursos: - Agendamento - Sequências de follow-up automático - Enquetes e calendário no email - Tracking de abertura e cliques
Preço: Gratuito (básico) | Pago ($12/mês)
Resultado: Se não receberr resposta em 3 dias, email volta para sua caixa de entrada com flag de "sem resposta".
Trigger: Gmail - "New Sent Email" (com label específica "Aguardando Resposta") Action 1: Delay (3 days) Action 2: Gmail - "Find Email" (procura se houve resposta) Filter: Only continue if "No reply found" Action 3: Gmail - "Send Email" (auto follow-up)
Mais complexo, mas 100% automático.
Obrigatórios:
Ação: pular caixa, label "Newsletters", marcar como lida
Filtro "Notificações de Sistema"
from:(noreply@ OR no-reply@)Ação: pular caixa, label "Sistemas", marcar como lida
Filtro "Equipe Interna"
from:@suaempresa.com (troque pelo domínio real)Ação: label "Equipe"
Filtro "Anexos Importantes"
subject:(contrato OR proposta OR fatura)Ação: label "Anexos Importantes", estrelar
Filtro Personalizado (sua escolha)
Checklist: - [ ] 5 filtros criados - [ ] Aplicados a emails existentes - [ ] Testados com emails novos
Obrigatórios:
Adapte para seu contexto
Template "Solicitação de Informações"
Deixe campos [VARIÁVEIS] para preencher
Template da Sua Escolha
Checklist: - [ ] 3 templates criados no Gmail/Outlook - [ ] Testados enviando para você mesmo - [ ] Nomes claros e fáceis de achar
Escolha UMA para implementar HOJE:
Opção A (Iniciante): Email Importante → Tarefa - Crie Zap: Gmail (email com estrela) → Trello (criar card) - Teste: estrele um email e veja aparecer no Trello
Opção B (Intermediário): Anexo → Google Drive - Crie Zap: Gmail (novo anexo de remetente específico) → Google Drive - Teste: peça para alguém te enviar PDF
Opção C (Avançado): Email de Lead → CRM + Slack - Crie Zap com 2 ações: adicionar no CRM + notificar Slack - Teste com email simulado
Checklist: - [ ] Automação criada e ativada - [ ] Testada com email real - [ ] Funcionou corretamente
Dia 1: Crie 5 filtros (este exercício) Dia 2: Aplique filtros aos emails existentes (pode arquivar tudo que foi auto-organizado) Dia 3: Processe 50 emails mais antigos (responda, delegue ou delete) Dia 4: Processe mais 50 emails Dia 5: Processe mais 50 emails Dia 6: Limpe o restante Dia 7: Só emails que precisam de ação HOJE ficam na caixa
Regra de Ouro: Nunca mais deixar email "para depois" na caixa de entrada. - Se leva <2min: responda agora - Se leva >2min: vira tarefa (Trello/Asana/etc) - Se não precisa de ação: arquive
Problema: Checar email a cada 5 minutos destrói produtividade.
Solução: Defina horários fixos para processar emails.
Estratégia 3-1-1: - 3 blocos por dia: 9h, 14h, 17h - 1 hora máxima por bloco (na prática, 20-30min se bem organizado) - 1 regra: Fora desses horários, email FECHADO
Como implementar:
Outlook: Arquivo → Opções → Email → desmarca notificações
Bloqueie tempo na agenda:
30 minutos cada
Use timer:
Técnica Pomodoro: 25min foco + 5min pausa
Processe sistematicamente:
Resultado: Menos interrupções + maior foco + emails respondidos mais rápido.
Conceito: Caixa de entrada é como caixa de correio física. Você não deixa cartas empilhando lá, você PROCESSA e guarda em lugar apropriado.
As 5 Ações Possíveis:
Fluxograma de decisão:
Email chegou →
├─ É spam/inútil? → DELETE
├─ É para outra pessoa? → DELEGATE (encaminhe)
├─ Precisa responder?
│ ├─ Leva <2min? → RESPOND (responda e arquive)
│ └─ Leva >2min? → DEFER (vira tarefa, arquive email)
└─ Só informativo? → ARCHIVE
Meta: Terminar cada sessão de processamento com caixa VAZIA.
Gmail = Labels (etiquetas) - Um email pode ter múltiplas labels - Mais flexível
Outlook = Pastas - Email fica em apenas uma pasta - Mais rígido
Estratégia recomendada para Gmail:
Labels de Ação: - 🔴 @Urgente (precisa responder hoje) - 🟡 @Esta_Semana (responder em até 5 dias) - 🟢 @Aguardando_Resposta (você respondeu, esperando retorno) - 📋 @Ler_Depois (artigos, newsletters longas)
Labels de Categoria: - 👥 Clientes - 💼 Projetos - 📊 Relatórios - 💰 Financeiro
Como funciona:
Email de cliente sobre projeto urgente:
- Labels: 👥 Clientes + 💼 Projetos + 🔴 @Urgente
- Aparece em 3 lugares diferentes
- Fácil de encontrar
Criar labels com atalho de teclado:
gl + nome da labelAnatomia de uma assinatura perfeita:
[Nome Completo]
[Cargo] | [Nome da Empresa]
[Telefone com WhatsApp] | [Email]
[LinkedIn (opcional)]
[Call-to-Action - opcional]
Exemplo: "📅 Agende uma reunião: [link Calendly]"
[Disclaimer legal - se necessário]
Exemplo prático:
João Silva
Gerente Comercial | ACME Solutions
(11) 98765-4321 | joao@acme.com
linkedin.com/in/joaosilva
📅 Agende 15min comigo: calendly.com/joaosilva
Este email e seus anexos podem conter informações confidenciais.
Configurar no Gmail:
Configurar no Outlook:
Erros a evitar:
❌ Assinatura muito longa (>5 linhas) ❌ Imagens pesadas (>50KB) ❌ Citações motivacionais (não é profissional) ❌ Cores berrantes ❌ Múltiplos links de redes sociais
✅ Simples, limpa, objetiva ✅ Informações de contato essenciais ✅ Branding sutil (logo pequeno) ✅ Um CTA claro (se faz sentido)
Linha de assunto: - Clara e específica: ✅ "Proposta Projeto XYZ - Prazo 20/11" - Genérica: ❌ "Informações" - Use: "RE:" (resposta) e "ENC:" (encaminhamento) adequadamente
Saudação: - Primeira vez: "Prezado(a) [Nome]," ou "Olá [Nome]," - Já tem relação: "Oi [Nome]," ou "[Nome]," - Evite: "Caro" (antiquado), "Querido" (íntimo demais)
Corpo do email: - Primeiro parágrafo: contexto rápido - Meio: informação principal (use tópicos se >3 itens) - Último parágrafo: próximos passos ou call-to-action - Máximo 3-4 parágrafos curtos
Despedida: - Profissional: "Atenciosamente," | "Abraço," | "Até breve," - Evite: "Beijos" (pessoal demais), "Att." (preguiçoso)
Timing: - Urgente: ligue em vez de email - Não urgente: email é perfeito - Horário: evite enviar 22h-6h (use agendamento)
Exemplo de email bem estruturado:
Assunto: Reunião de Alinhamento - Projeto Alpha
Olá Maria,
Espero que esteja bem!
Gostaria de agendar reunião para alinharmos próximos passos do Projeto Alpha.
Tópicos propostos:
- Revisão do cronograma
- Definição de responsáveis
- Budget aprovado
Você teria disponibilidade na próxima semana? Sugiro:
- Terça, 14/11, 14h
- Quarta, 15/11, 10h
A reunião seria online (30-40min).
Me confirma?
Abraço,
João
Versus email ruim:
Assunto: Reunião
Oi,
Precisamos conversar sobre o projeto.
Quando vc pode?
Att.
❌ Assunto genérico ❌ Falta contexto ❌ Não oferece opções ❌ "Att." é preguiçoso
Problema 1: "Emails importantes se perdem"
Solução: - Crie filtro para emails de pessoas-chave (chefe, clientes VIP) - Marque como importante automaticamente - Configure notificação só para esses emails
Problema 2: "Recebo 200+ emails por dia, não consigo processar"
Solução: - 80% são provavelmente newsletters/notificações → Crie filtros para auto-arquivar - Cancele inscrição agressivamente (use "Unsubscribe") - Considere email secundário para cadastros menos importantes
Problema 3: "Pessoas reclamam que não respondo"
Solução: - Configure resposta automática de ausência quando estiver indisponível - Use "Resposta pronta" de confirmação: "Recebi seu email, retorno em até X horas úteis" - Ao final do dia, revise emails não respondidos (label "@Responder")
Problema 4: "Email do trabalho invade vida pessoal"
Solução: - Remova email corporativo do celular (ou configure horário de sincronização: 8h-18h) - Defina expectativa com equipe: "Não respondo emails após 19h, exceto emergências (ligue)" - Use resposta automática fora do horário: "Retorno amanhã no horário comercial"
✅ O problema do email: 28% do dia desperdiçado ✅ Filtros automatizados: 10 filtros essenciais prontos ✅ Templates: 15 emails prontos para copiar ✅ IA para emails: 10 prompts para ChatGPT redigir por você ✅ Automações: Email → CRM, Tarefa, Drive, Slack ✅ Agendamento: Enviar no momento certo ✅ Exercícios: 3 tarefas práticas para implementar HOJE
Antes: - ⏱ 2h15min/dia em emails - 😰 Caixa sempre cheia - 😫 Reescrevendo mesmos emails
Depois: - ⏱ 30-45min/dia em emails - 😌 Inbox Zero todo dia - 🚀 Respostas em 15 segundos
Economia: 7-8 horas por semana = 1 DIA inteiro de trabalho!
No Módulo 6, você vai aprender a criar planilhas inteligentes com IA que se atualizam sozinhas e tomam decisões por você.
Imagine ter um dashboard que mostra exatamente o que precisa fazer hoje, sem você mover um dedo.
Nos vemos lá!
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